Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ben ik verplicht om een privacystatement op mijn website te plaatsen dan wel beschikbaar te hebben in de praktijk. Deze brochure is niet bedoeld als vervanging van het privacystatement, maar als een aanvulling daarop.
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelaar een dossier aanleg: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat ik vanaf het moment van uw aanmelding uw gegevens hierin noteer. Het gaat om gegevens over uw gezondheid, bijvoorbeeld uw voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals uw naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener ben ik verplicht om uw identiteit vast te stellen en uw burgerservicenummer (bsn) te noteren. Ik bewaar in uw dossier ook de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens die ik via andere zorgverleners heb gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.
Ik heb alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan ben ik verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Ik zal u dan ook op de hoogte stellen.
Alle personen in de praktijk die bij uw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot uw dossier. Dit geldt ook voor de collega die mij vervangt bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn net als ik gehouden aan het beroepsgeheim. Uw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om u van goede zorg te voorzien.
DIS is het landelijke dbc-informatiesysteem. De gegevens die in het DIS verzameld worden, zijn van groot belang voor het volgen van ontwikkelingen in de zorg. In dit systeem worden gegevens opgeslagen over onder andere diagnose en behandeling. Het dbc-informatiesysteem bevat geen persoonlijke gegevens zoals uw naam, adres en woonplaats. Ik ben verplicht om gegevens (de ‘minimale dataset’) te verstrekken aan het DIS. Als u hiertegen bezwaar hebt, kunt u de bovengenoemde privacyverklaring ondertekenen. Ik verstrek dan geen gegevens aan het DIS.
Ggz-aanbieders zijn wettelijk verplicht om hun cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet routine outcome measurement (ROM). Ik zal u aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal zo’n vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in uw dossier. Met deze gegevens kan ik het verloop van de behandeling nauwkeurig volgenEr is een landelijke organisatie die de resultaten van alle ggz-aanbieders in Nederland met elkaar vergelijkt. Deze organisatie gebruikt hiervoor de ROM gegevens. Ik lever voorlopig geen ROM-gegevens aan (ook niet als u daar wel toestemming voor geeft), totdat ik zeker weet dat de gegevens daadwerkelijk anoniem zijn en uw identiteit daar niet uit kan worden afgeleid.
Als uw behandeling is afgerond, wordt uw dossier ten minste 15 jaar bewaard. Vanaf 2019 wordt deze termijn verlengd naar (ten minste) 20 jaar. Als u uw dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.
Als cliënt hebt u volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over u worden vastgelegd in uw dossier. Namens u kan ook uw wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door u schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar mijn oordeel uw belangen zou schaden, dan hoef ik daaraan geen gehoor te geven.
U hebt recht om uw dossier in te zien en u kunt om een kopie vragen; ik reageer binnen één maand op uw verzoek. U hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mag ik op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als u digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mag ik u ook digitaal een kopie van uw dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals uw partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor uw inzagerecht (tenzij deze gegevens door uzelf zijn verstrekt). Ik zal u daar in dat geval over informeren.
Als u vindt dat bepaalde gegevens in uw dossier niet kloppen, dan kunt u mij vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van mijn professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kan ik, indien u dat wenst een aanvullende verklaring met uw eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens volgens u op dat moment niet relevant, maar wilt u ze toch bewaren, dan kunt u verzoeken deze af te schermen voor medewerkers. Ik reageer binnen één maand op uw verzoek.
U kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) uw gegevens uit uw behandeldossier te laten vernietigen. Ik reageer dan binnen een maand op uw verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan uw verzoek te voldoen, zal ik dat aan u laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk.Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor uw gegevens in mijn administratie (factuur, dbc-declaratiesysteem) geldt dat ik deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moet bewaren. In een aantal gevallen kan ik op grond van de wet weigeren aan uw verzoek te voldoen; ik zal u dan uitleggen waarom.
Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, raad ik u aan om geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar mij te e-mailen, whatsappen of facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. Ik gebruik hiervoor een beveiligd e-mailprogramma.
De LVVP (Landelijke vereniging van vrijgevestigde psychologen & psychotherapeuten), houdt zich aan de beroepscode voor psychologen die is ontwikkeld door het NIP. Aangezien ik aangesloten ben bij deze beroepsvereniging voor psychologen, is deze code leidend in mijn werk. De psycholoog dient zich integer, respectvol, deskundig en verantwoordelijk te gedragen. Op 8 december 2015 is de praktijk gevisiteerd door de LVVP om te kijken of we voldoen aan alle kwaliteitscriteria die door de beroepsvereniging gesteld worden. We zijn trots dat dit het geval bleek te zijn en dat we het certificaat hebben ontvangen.
Waar mensen met elkaar werken, kunnen misverstanden ontstaan. Mocht u ergens ontevreden over zijn, laat het ons dan zo snel mogelijk weten zodat wij daar samen een oplossing voor kunnen zoeken. Als we er dan samen toch niet uitkomen, dan kunt u contact opnemen met de klachtenfunctionaris bij de LVVP om te overleggen en eventueel bij de klachtencommissie een klacht in te dienen. Dit kan via www.lvvp.nl. Het postadres is: klachtencommissie LVVP, Postbus 13086, 3507 LB Utrecht. Het e-mailadres is: klachtencommissie-lvvp@kbsadvocaten.nl. U kunt voor algemene informatie, ondersteuning en advies ook terecht bij www.hulpgids.nl (voor alle verwijzingen naar klachtrecht en wetsteksten) en de Inspectie voor Geestelijke Volksgezondheid, www.igz.nl.
Uw dossier
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelaar een dossier aanleg: op papier, digitaal of een combinatie van beide. Dit betekent dat ik vanaf het moment van uw aanmelding uw gegevens hierin noteer. Het gaat om gegevens over uw gezondheid, bijvoorbeeld uw voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals uw naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener ben ik verplicht om uw identiteit vast te stellen en uw burgerservicenummer (bsn) te noteren. Ik bewaar in uw dossier ook de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens die ik via andere zorgverleners heb gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.
Beveiliging van uw dossier
Ik heb alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan ben ik verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Ik zal u dan ook op de hoogte stellen.
Toegang tot uw dossier
Alle personen in de praktijk die bij uw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot uw dossier. Dit geldt ook voor de collega die mij vervangt bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn net als ik gehouden aan het beroepsgeheim. Uw dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om u van goede zorg te voorzien.
Informatie delen
Huisarts/verwijzer
Alleen met uw toestemming mag ik informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie ik u doorverwijs. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit uw dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zal ik u opnieuw om toestemming vragen, zodat u weet welke informatie ik met welke doel deel en met wie. Als u toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken.Zorgverzekeraars
- Ik ben wettelijk verplicht om een aantal van uw persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, bsn). In de gespecialiseerde ggz is dat ook uw diagnose. Als u hier bezwaar tegen hebt, kunt een privacyverklaring ondertekenen. Dat is een formulier waarmee u aangeeft dat de diagnose niet mag worden doorgegeven aan uw zorgverzekeraar. Op declaraties in de generalistische basis-ggz hoef ik de behandeldiagnose niet te vermelden.
- Zorgverzekeraars mogen controleren of mijn administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Ik ben verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is uw toestemming niet vereist; ik zal u hierover wel vooraf informeren.
Het landelijk dbc-informatiesysteem (DIS)
DIS is het landelijke dbc-informatiesysteem. De gegevens die in het DIS verzameld worden, zijn van groot belang voor het volgen van ontwikkelingen in de zorg. In dit systeem worden gegevens opgeslagen over onder andere diagnose en behandeling. Het dbc-informatiesysteem bevat geen persoonlijke gegevens zoals uw naam, adres en woonplaats. Ik ben verplicht om gegevens (de ‘minimale dataset’) te verstrekken aan het DIS. Als u hiertegen bezwaar hebt, kunt u de bovengenoemde privacyverklaring ondertekenen. Ik verstrek dan geen gegevens aan het DIS.
Vragenlijsten (ROM)
Ggz-aanbieders zijn wettelijk verplicht om hun cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet routine outcome measurement (ROM). Ik zal u aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal zo’n vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in uw dossier. Met deze gegevens kan ik het verloop van de behandeling nauwkeurig volgenEr is een landelijke organisatie die de resultaten van alle ggz-aanbieders in Nederland met elkaar vergelijkt. Deze organisatie gebruikt hiervoor de ROM gegevens. Ik lever voorlopig geen ROM-gegevens aan (ook niet als u daar wel toestemming voor geeft), totdat ik zeker weet dat de gegevens daadwerkelijk anoniem zijn en uw identiteit daar niet uit kan worden afgeleid.
Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie
Visitatie
Eens in de vijf jaar vindt er in mijn praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die net als ik een beroepsgeheim hebben. Ik geef deze collega’s alleen inzage in uw dossier als u daar desgevraagd toestemming voor hebt gegeven. Zonder uw toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat ik alle gegevens heb verwijderd waaruit uw identiteit blijkt.Intervisie, supervisie of consultatie
In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maak ik alleen gebruik van gegevens waaruit uw identiteit niet af te leiden is.Derden
Mochten andere personen of instanties informatie vragen over uw behandeling, dan ben ik niet verplicht die te geven. Ik heb er in ieder geval uw gerichte toestemming voor nodig en zal vooraf met u doornemen om welke informatie het gaat en voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar.Als u mij toestemming hebt gegeven, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken. In mijn rol als (voormalig) behandelaar mag ik alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Ik mag bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel.Ook als u toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moet ik een eigen afweging maken of dit gezien mijn beroepsgeheim geoorloofd is. Ik kan dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar mijn oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor u kan zijn. Meer hierover kunt u lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen van de LVVP.Bewaartermijn van uw dossier
Als uw behandeling is afgerond, wordt uw dossier ten minste 15 jaar bewaard. Vanaf 2019 wordt deze termijn verlengd naar (ten minste) 20 jaar. Als u uw dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.
Uw rechten
Als cliënt hebt u volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over u worden vastgelegd in uw dossier. Namens u kan ook uw wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door u schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar mijn oordeel uw belangen zou schaden, dan hoef ik daaraan geen gehoor te geven.
Recht op inzage en afschrift
U hebt recht om uw dossier in te zien en u kunt om een kopie vragen; ik reageer binnen één maand op uw verzoek. U hebt recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mag ik op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als u digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mag ik u ook digitaal een kopie van uw dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals uw partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor uw inzagerecht (tenzij deze gegevens door uzelf zijn verstrekt). Ik zal u daar in dat geval over informeren.
Recht op correctie of aanvulling
Als u vindt dat bepaalde gegevens in uw dossier niet kloppen, dan kunt u mij vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van mijn professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kan ik, indien u dat wenst een aanvullende verklaring met uw eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens volgens u op dat moment niet relevant, maar wilt u ze toch bewaren, dan kunt u verzoeken deze af te schermen voor medewerkers. Ik reageer binnen één maand op uw verzoek.
Recht op vernietiging
U kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) uw gegevens uit uw behandeldossier te laten vernietigen. Ik reageer dan binnen een maand op uw verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan uw verzoek te voldoen, zal ik dat aan u laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk.Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor uw gegevens in mijn administratie (factuur, dbc-declaratiesysteem) geldt dat ik deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moet bewaren. In een aantal gevallen kan ik op grond van de wet weigeren aan uw verzoek te voldoen; ik zal u dan uitleggen waarom.
Veilige communicatie
Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, raad ik u aan om geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar mij te e-mailen, whatsappen of facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. Ik gebruik hiervoor een beveiligd e-mailprogramma.
Beroepscode
De LVVP (Landelijke vereniging van vrijgevestigde psychologen & psychotherapeuten), houdt zich aan de beroepscode voor psychologen die is ontwikkeld door het NIP. Aangezien ik aangesloten ben bij deze beroepsvereniging voor psychologen, is deze code leidend in mijn werk. De psycholoog dient zich integer, respectvol, deskundig en verantwoordelijk te gedragen. Op 8 december 2015 is de praktijk gevisiteerd door de LVVP om te kijken of we voldoen aan alle kwaliteitscriteria die door de beroepsvereniging gesteld worden. We zijn trots dat dit het geval bleek te zijn en dat we het certificaat hebben ontvangen.
Klachten
Waar mensen met elkaar werken, kunnen misverstanden ontstaan. Mocht u ergens ontevreden over zijn, laat het ons dan zo snel mogelijk weten zodat wij daar samen een oplossing voor kunnen zoeken. Als we er dan samen toch niet uitkomen, dan kunt u contact opnemen met de klachtenfunctionaris bij de LVVP om te overleggen en eventueel bij de klachtencommissie een klacht in te dienen. Dit kan via www.lvvp.nl. Het postadres is: klachtencommissie LVVP, Postbus 13086, 3507 LB Utrecht. Het e-mailadres is: klachtencommissie-lvvp@kbsadvocaten.nl. U kunt voor algemene informatie, ondersteuning en advies ook terecht bij www.hulpgids.nl (voor alle verwijzingen naar klachtrecht en wetsteksten) en de Inspectie voor Geestelijke Volksgezondheid, www.igz.nl.