Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ben ik verplicht om een privacystatement op mijn website te plaatsen dan wel beschikbaar te hebben in de praktijk. Deze brochure is niet bedoeld als vervanging van het privacystatement, maar als een aanvulling daarop.
Jouw dossier
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelaar een dossier aanleg, ik doe dat digitaal. Dit betekent dat ik vanaf het moment van je aanmelding je gegevens hierin noteer. Het gaat om gegevens over jouw gezondheid, bijvoorbeeld je voorgeschiedenis en verslagen van gesprekken. Maar ook om administratieve gegevens, zoals je naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer. Als zorgverlener ben ik verplicht om je identiteit vast te stellen en je burgerservicenummer (bsn) te noteren.
Ik bewaar in je dossier ook de voor uw behandeling noodzakelijke gegevens die ik via andere zorgverleners heb gekregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.
Beveiliging van je dossier
Ik heb alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig worden opgeborgen en dat deze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan ben ik verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Ik zal je dan ook op de hoogte stellen mocht dat gebeuren.
Toegang tot je dossier
Alle personen in de praktijk die bij jouw behandeling betrokken zijn, hebben toegang tot uw dossier. Dit geldt ook voor een collega die mij zou vervangen bij afwezigheid wegens ziekte, vakantie of om andere redenen. Zij zijn net als ik gehouden aan het beroepsgeheim. Je dossier wordt alleen ingezien voor zover dit nodig is om je van goede zorg te voorzien.
Informatie delen
Huisarts/verwijzer
Alleen met jouw toestemming mag ik informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer of eventueel aan een behandelaar naar wie ik je doorverwijs. Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over doorverwijzing of een rapportage. Het gaat dan om relevante gegevens uit je dossier. Telkens als er daadwerkelijk informatie wordt gedeeld, zal ik je opnieuw om toestemming vragen, zodat je weet welke informatie ik met welke doel deel en met wie. Als je toestemming geeft voor of bezwaar maakt tegen het geven van informatie aan de huisarts, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken.
Zorgverzekeraars
- Ik ben wettelijk verplicht om een aantal van je persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan (zoals naam, adres, woonplaats, bsn en de zorgvraag typering (code)). Op declaraties in de generalistische basis-ggz hoef ik de behandeldiagnose niet te vermelden.
- Zorgverzekeraars mogen controleren of mijn administratie op orde is en de rekeningen kloppen. Bij een controle vraagt een zorgverzekeraar soms om informatie of inzage in het dossier. Ik ben verplicht hieraan mee te werken, maar alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan die wettelijk zijn vastgelegd. In die gevallen is jouw toestemming niet vereist; ik zal je hierover wel vooraf informeren.
Derden
Mochten andere personen of instanties informatie vragen over je behandeling dan ben ik niet verplicht die te geven. Ik heb er in ieder geval jouw gerichte toestemming voor nodig en zal vooraf met je doornemen om welke informatie gevraagd wordt en indien bekend voor welk doel deze wordt gebruikt. Denk aan een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar.
Als je mij toestemming hebt gegeven, dan maak ik daarvan een notitie in het dossier. Bij bezwaar zal ik de informatie niet verstrekken. In mijn rol als (voormalig) behandelaar mag ik alleen feitelijke informatie geven, zoals gegevens over de diagnose en de duur van de behandeling. Ik mag bijvoorbeeld geen verwachtingen of vermoedens uitspreken noch oordelen geven voor een ander doel dan een zorgdoel, bijvoorbeeld een materieel of juridisch doel.
Ook als jij wel toestemming geeft om informatie aan een derde te verstrekken, moet ik toch ook nog eigen afweging maken of dit gezien mijn beroepsgeheim geoorloofd is. Ik kan dan alsnog besluiten om geen informatie te verstrekken als dit naar mijn oordeel de behandeling kan tegenwerken of schadelijk voor je kan zijn. Meer hierover kun je lezen in de richtlijn voor gezondheidsverklaringen van de LVVP.
Vragenlijsten (ROM)
Ik ben als ggz-aanbieders wettelijk verplicht om mijn cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet routine outcome measurement (ROM). Ik zal je aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal zo’n vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in je dossier. Met deze gegevens kan ik het verloop van de behandeling nauwkeurig volgen
Er is een landelijke organisatie die de resultaten van alle ggz-aanbieders in Nederland met elkaar vergelijkt. Deze organisatie gebruikt hiervoor de ROM gegevens. Ik lever voorlopig geen ROM-gegevens aan (ook niet als je daar wel toestemming voor geeft), totdat ik zeker weet dat de gegevens daadwerkelijk anoniem zijn en je identiteit daar niet uit kan worden afgeleid.
Visitatie, intervisie, supervisie, consultatie
Visitatie
Eens in de vijf jaar vindt er door mijn beroepsvereniging de LVVP in mijn praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats. Dit wordt visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega’s die net als ik een beroepsgeheim hebben. Ik geef deze collega’s alleen inzage in je dossier als je daar geen bezwaar tegen hebt gemaakt bij de start van de behandeling.
Intervisie, supervisie of consultatie
Ik ben verplicht om naar collega's open te zijn over mijn behandelingen, de obstakels die ik daar tegenkom en mijn groei als therapeut. Dit gebeurt in intervisie, supervisie en consultatie. Ik maak dan alleen gebruik van gegevens waaruit je identiteit niet af te leiden is.
Bewaartermijn van je dossier en recht op vernietiging
Als je behandeling is afgerond, wordt je dossier verplicht nog 20 jaar bewaard. Als je je dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder) dan kan de bewaartermijn korter zijn.
Je rechten
Als cliënt hebt je volgens de wet een aantal rechten die gaan over de gegevens die over jou worden vastgelegd in je dossier. Namens jou kan ook je wettelijke vertegenwoordiger (ouder, voogd of mentor) of een door jou schriftelijk gemachtigde een beroep doen op deze rechten. Hierop is een uitzondering: als het uitoefenen van deze rechten naar mijn oordeel jouw belangen zou schaden, dan hoef ik daar niet aan mee te werken.
Recht op inzage en afschrift
Je hebt recht om je dossier in te zien en je kunt om een kopie vragen; ik moet dan binnen één maand reageren op je verzoek. Je krijgt van mij bij de start van de behandeling digitaal toegang tot je dossier (je cliënten portaal). Je hebt altijd recht op één gratis kopie. Voor een tweede kopie mag ik op basis van de administratieve kosten wel een redelijke vergoeding vragen. Als je digitaal om een kopie hebt gevraagd, dan mag ik je ook digitaal een kopie van je dossier verstrekken. Als gegevens van anderen, zoals jouw partner of kind in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor jouw inzagerecht (tenzij deze gegevens door jouzelf zijn verstrekt). Ik zal je daar in dat geval over informeren.
Recht op correctie of aanvulling
Als je vindt dat bepaalde gegevens in je dossier niet kloppen, dan kun je mij vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Het gaat hierbij alleen om feitelijke onjuistheden; wijzigen of corrigeren van mijn professionele oordeel is niet mogelijk. Wel kan ik, wanneer je dat wenst een aanvullende verklaring met jouw eigen visie in het dossier opnemen. Waren de genoteerde gegevens volgens jou op dat moment niet relevant, maar wilt je ze toch bewaren, dan kunt je verzoeken deze af te schermen voor medewerkers. Ik reageer binnen één maand op je verzoek.
Recht op vernietiging
Je kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) je gegevens uit jouw behandeldossier te laten vernietigen. Ik reageer dan binnen een maand op je verzoek. Als het onmogelijk blijkt om binnen die termijn aan je verzoek te voldoen, zal ik dat aan je laten weten. In dat geval is twee maanden uitstel mogelijk.
Het voorgaande geldt alleen voor de gegevens uit het behandeldossier. Voor jouw gegevens in mijn administratie (factuur, declaratiesysteem) geldt dat ik deze vanwege fiscale wetgeving en controles door zorgverzekeraars langer moet bewaren en dus niet hoef te verwijderen.
In een aantal gevallen kan ik op grond van de wet weigeren aan je verzoek te voldoen; ik zal u dan uitleggen waarom.
Veilige communicatie
Als we buiten de afgesproken behandelsessies om met elkaar communiceren raad ik je aan om geen persoonlijke informatie rondom de behandeling naar mij te e-mailen, whatsappen of facetimen. Dat kan alleen als de verbinding is beveiligd. Gebruik hiervoor je clientenportaal, dt is veilig. Het verzetten van afspraken ed mag wel via bv whatsapp.
Beroepscode
De LVVP (Landelijke vereniging van vrijgevestigde psychologen & psychotherapeuten), houdt zich aan de beroepscode voor psychologen die is ontwikkeld door het NIP. Aangezien ik aangesloten ben bij deze beroepsvereniging voor psychologen, is deze code leidend in mijn werk. De psycholoog dient zich integer, respectvol, deskundig en verantwoordelijk te gedragen.
Op 2 november 2020 is de praktijk gevisiteerd door de LVVP om te kijken of ik voldoe aan alle kwaliteitscriteria die door de beroepsvereniging gesteld worden. Ik ben trots dat dit het geval bleek te zijn en dat ik het certificaat heb ontvangen.
Klachten
Waar mensen met elkaar werken, kunnen misverstanden ontstaan. Mocht je ergens ontevreden over zijn, laat het mij dan zo snel mogelijk weten zodat wij daar samen een oplossing voor kunnen zoeken. Als we er dan samen toch niet uitkomen, dan kun je contact opnemen met de klachtenfunctionaris bij de LVVP om te overleggen en eventueel bij de klachtencommissie een klacht in te dienen. Dit kan via www.lvvp.nl. Het postadres is: klachtencommissie LVVP, Postbus 13086, 3507 LB Utrecht. Het e-mailadres is: klachtencommissie-lvvp@kbsadvocaten.nl.
Je kunt voor algemene informatie, ondersteuning en advies ook terecht bij www.hulpgids.nl (voor alle verwijzingen naar klachtrecht en wetsteksten) en de Inspectie voor Geestelijke Volksgezondheid, www.igz.nl.